校屬各單位：
為切實做好2021年度文件材料立卷歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、歸檔范圍
1、機關(guān)各部門和直屬單位在2021年形成并辦結(jié)的各種門類、各種載體對學(xué)校、學(xué)生、社會有保存、查考價值的文件材料和聲像、照片和實物等；
2、各部門、各學(xué)院在2021年度形成并辦結(jié)的須由學(xué)校保存的文書紙質(zhì)檔案（會議記錄、大事記、工作總結(jié)、2021屆畢業(yè)生合影照片等）；
3、凡在2021年竣工驗收的基建工程、最后結(jié)題的科研項目和試用期滿辦結(jié)付款且金額在10萬元以上（含）的采購設(shè)備等相關(guān)文件；
以上歸檔范圍所涉及具體內(nèi)容參見《荊楚理工學(xué)院檔案實體分類及歸檔細(xì)則》。
4、學(xué)校在常態(tài)化疫情防控工作中形成的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件和實物。
二、歸檔要求
1、紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。頁碼應(yīng)逐頁編制，且用鉛筆分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。如擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。
2、歸檔文件材料分類別按辦結(jié)（結(jié)題或結(jié)項）時間順序排列。
3、新生入學(xué)資格審查表、個人成績總表、學(xué)位授予名冊、畢業(yè)生名冊、學(xué)籍卡按班分別組卷，普通高校錄取名冊按省份組卷，題名需注明錄取批次。另學(xué)籍卡信息必須填寫完整（注冊、學(xué)籍異動和畢業(yè)信息）。
4、畢業(yè)生合影照片歸檔要求參見《荊楚理工學(xué)院畢業(yè)生合影照片歸檔規(guī)范》。
5、歸檔材料案卷題名擬寫應(yīng)力求簡練、完整、規(guī)范，注意勿遺漏年度等關(guān)鍵信息、學(xué)院及專業(yè)名稱應(yīng)為規(guī)范全稱、文件備注文件號。
6、涉密文件材料歸檔，獨立編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和移交目錄，禁止與非涉密文件混合，紙質(zhì)文檔須在案卷封面右上方標(biāo)明密級與保密期限。
三、歸檔流程
1、收集整理、立卷組合
按照《荊楚理工學(xué)院檔案實體分類及歸檔細(xì)則》收集、整理本部門在上年度形成分散保存的各種門類、載體的應(yīng)歸檔的文件材料，并對已分類的各種門類、載體的文件材料進(jìn)行立卷組合。
2、檔案館審核
各部門兼職檔案員將歸檔材料及檔案移交清冊電子版打包命名為“**學(xué)院2021年歸檔初審材料”發(fā)送至檔案館郵箱[email protected]進(jìn)行初審。檔案館初審后將修改意見反饋各部門兼職檔案員，各部門根據(jù)反饋意見修改完善將歸檔材料及檔案移交清冊電子版打包命名為“**學(xué)院2021年度歸檔復(fù)審材料”發(fā)送至檔案館郵箱[email protected]進(jìn)行復(fù)審。
注：基建、科研、設(shè)備、實物提供移交清冊和卷內(nèi)目錄即可。
3、打印移交目錄、案卷移交進(jìn)館
經(jīng)檔案館審核完全合格后預(yù)約實體檔案移交具體時間，各部門兼職檔案員在預(yù)約時間內(nèi)到檔案館辦理實體歸檔材料及移交清冊移交手續(xù)
注：移交清冊一式兩份，一份由本部門負(fù)責(zé)人簽字（手寫）和蓋章后交學(xué)校檔案館，一份部門自存。
四、時間安排
1、5月14日——5月25日提交初審材料；
2、5月26日——6月6日檔案館初審；
3、6月7日—6月17日檔案館復(fù)審；
4、6月18日——7月8日實體檔案材料及移交清冊移交。
五、聯(lián)系人
各單位在立卷歸檔工作中有任何問題請及時與檔案館聯(lián)系：羅倩0724—2356366；于新林0724—2313351
檔案館
2022年5月12日
鄂公網(wǎng)安備42080202000206