校屬各單位：
為切實(shí)做好2021年度文件材料立卷歸檔工作,，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一,、歸檔范圍
1、機(jī)關(guān)各部門和直屬單位在2021年形成并辦結(jié)的各種門類,、各種載體對(duì)學(xué)校、學(xué)生,、社會(huì)有保存,、查考價(jià)值的文件材料和聲像、照片和實(shí)物等,；
2,、各部門、各學(xué)院在2021年度形成并辦結(jié)的須由學(xué)校保存的文書紙質(zhì)檔案（會(huì)議記錄,、大事記,、工作總結(jié)、2021屆畢業(yè)生合影照片等）,；
3,、凡在2021年竣工驗(yàn)收的基建工程、最后結(jié)題的科研項(xiàng)目和試用期滿辦結(jié)付款且金額在10萬(wàn)元以上（含）的采購(gòu)設(shè)備等相關(guān)文件,；
以上歸檔范圍所涉及具體內(nèi)容參見《荊楚理工學(xué)院檔案實(shí)體分類及歸檔細(xì)則》,。
4、學(xué)校在常態(tài)化疫情防控工作中形成的文字,、圖表,、照片、錄音,、錄像,、電子文件和實(shí)物。
二,、歸檔要求
1,、紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制,，且用鉛筆分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。如擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的,，可以保持原有頁(yè)碼不變,。
2、歸檔文件材料分類別按辦結(jié)（結(jié)題或結(jié)項(xiàng)）時(shí)間順序排列,。
3,、新生入學(xué)資格審查表、個(gè)人成績(jī)總表,、學(xué)位授予名冊(cè),、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)籍卡按班分別組卷,，普通高校錄取名冊(cè)按省份組卷,，題名需注明錄取批次,。另學(xué)籍卡信息必須填寫完整（注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)和畢業(yè)信息）,。
4,、畢業(yè)生合影照片歸檔要求參見《荊楚理工學(xué)院畢業(yè)生合影照片歸檔規(guī)范》。
5,、歸檔材料案卷題名擬寫應(yīng)力求簡(jiǎn)練,、完整、規(guī)范,，注意勿遺漏年度等關(guān)鍵信息,、學(xué)院及專業(yè)名稱應(yīng)為規(guī)范全稱、文件備注文件號(hào),。
6,、涉密文件材料歸檔，獨(dú)立編制案卷目錄,、卷內(nèi)文件目錄和移交目錄,，禁止與非涉密文件混合，紙質(zhì)文檔須在案卷封面右上方標(biāo)明密級(jí)與保密期限,。
三,、歸檔流程
1、收集整理,、立卷組合
按照《荊楚理工學(xué)院檔案實(shí)體分類及歸檔細(xì)則》收集,、整理本部門在上年度形成分散保存的各種門類、載體的應(yīng)歸檔的文件材料,，并對(duì)已分類的各種門類,、載體的文件材料進(jìn)行立卷組合。
2,、檔案館審核
各部門兼職檔案員將歸檔材料及檔案移交清冊(cè)電子版打包命名為“**學(xué)院2021年歸檔初審材料”發(fā)送至檔案館郵箱[email protected]進(jìn)行初審,。檔案館初審后將修改意見反饋各部門兼職檔案員，各部門根據(jù)反饋意見修改完善將歸檔材料及檔案移交清冊(cè)電子版打包命名為“**學(xué)院2021年度歸檔復(fù)審材料”發(fā)送至檔案館郵箱[email protected]進(jìn)行復(fù)審,。
注：基建,、科研、設(shè)備,、實(shí)物提供移交清冊(cè)和卷內(nèi)目錄即可,。
3、打印移交目錄,、案卷移交進(jìn)館
經(jīng)檔案館審核完全合格后預(yù)約實(shí)體檔案移交具體時(shí)間,，各部門兼職檔案員在預(yù)約時(shí)間內(nèi)到檔案館辦理實(shí)體歸檔材料及移交清冊(cè)移交手續(xù)
注：移交清冊(cè)一式兩份，一份由本部門負(fù)責(zé)人簽字（手寫）和蓋章后交學(xué)校檔案館，一份部門自存,。
四,、時(shí)間安排
1、5月14日——5月25日提交初審材料,；
2,、5月26日——6月6日檔案館初審；
3,、6月7日—6月17日檔案館復(fù)審,；
4、6月18日——7月8日實(shí)體檔案材料及移交清冊(cè)移交,。
五,、聯(lián)系人
各單位在立卷歸檔工作中有任何問(wèn)題請(qǐng)及時(shí)與檔案館聯(lián)系：羅倩0724—2356366；于新林0724—2313351
檔案館
2022年5月12日
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